Administrative specialist

Department Info

General Affairs stellt den reibungslosen, effizienten und sicheren täglichen Betrieb der gesamten Organisation sicher. Das Team verantwortet Facility Services, Arbeitsplatzlogistik und operative Unterstützung, sodass sich alle Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Es koordiniert interne Prozesse, bearbeitet praktische Anfragen und sorgt für ein gut organisiertes Arbeitsumfeld. Durch die Betreuung von Infrastruktur, Compliance-Themen und externen Servicepartnern übernimmt General Affairs eine zentrale Rolle beim Aufbau eines professionellen und verlässlichen Arbeitsplatzes. Letztlich fungiert General Affairs als Rückgrat der Organisation und unterstützt Menschen, Prozesse und Produktivität gleichermaßen.

Job Summary

Als Administrative Assistant (m/w/d) im Bereich General Affairs stellen Sie den reibungslosen Ablauf unseres Standorts in Eschborn sicher. Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben, steuern Beschaffungs- und Vertragsprozesse und unterstützen bei finanziellen Auswertungen und der Berichterstattung.

Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Teams im gesamten Unternehmen zusammen, um ein gut funktionierendes, serviceorientiertes Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Ein ausgeprägtes Auge fürs Detail, Serviceorientierung sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern, sind essenziell.

Job Responsibilities

• Beschaffung & Vertragsmanagement
  • Durchführung lokaler Einkaufsaktivitäten und Steuerung von Beschaffungsprozessen
  • Prüfung und Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern
  • Bearbeitung von P2P-Prozessen: Erstellung von SAP-Bestellungen, Nachverfolgung sowie Unterstützung beim Monatsabschluss
  • Aufbereitung von Daten und Unterstützung bei finanziellen Analysen
• Office Management
  • Koordination externer Büroservices (Empfang, Facility Services, Reinigung, Wartung, ...)
  • Verwaltung von Zugangsausweisen für Büro- und Alarmsysteme
• Umwelt-Compliance
  • Betreuung der Verpackungslizenzierung (Grüner Punkt): Registrierung, Kommunikation, Reporting und Unterstützung bei Prüfungen
  • Verwaltung von Batterieentsorgungsgebühren: Registrierung, Kommunikation und Reporting
• Systemkoordination & interne Unterstützung
  • Ansprechpartner für Endnutzer bei lokaler IT-Koordination
  • Verwaltung lokaler Genehmigungssysteme sowie Tätigkeit als lokaler Administrator
  • Funktion als Travel Officer: Unterstützung bei der Einhaltung von Reiserichtlinien und Bearbeitung reisebezogener Anfragen

Profile Description

• Solide administrative Erfahrung, idealerweise im Finanzbereich, in der Beschaffung, im General-Affairs-Umfeld oder im Office-/Operations-Management
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie die Kompetenz, mehrere Aufgaben gleichzeitig präzise zu koordinieren
• SAP-Kenntnisse (P2P) sowie Erfahrung in der Vorbereitung und Auswertung finanzieller Daten sind von Vorteil
• Hohe Detailgenauigkeit, ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und starke Problemlösungskompetenz - insbesondere bei daten - und compliancebezogenen Aufgaben
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sowie eine proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Systemen und Tools (z. B. MS Office, Salesforce, SAP, Zugangssysteme) sowie hohe technische Affinität
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise in einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Offer

• Eine vielseitige Position mit breitem Aufgabenfeld und Einblick in unterschiedliche Funktionsbereiche
• Ein Umfeld, das Veränderungen begrüßt, Feedback wertschätzt und Ihnen die Möglichkeit gibt, echten Mehrwert zu schaffen
• Enge Zusammenarbeit mit engagierten internen Teams, Führungskräften und vertrauensvollen externen Partnern
• Reale Chancen, Prozesse aktiv mitzugestalten und nachhaltige Verbesserungen voranzutreiben
• Eine unterstützende, mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur, in der persönliche Entwicklung und Lernen im Mittelpunkt stehen
• Ein attraktives, wettbewerbsfähiges Vergütungspaket sowie zahlreiche Vorteile (z. B. Zuschuss zum Mittagessen, Mobiltelefon und -vertrag, betriebliche Altersvorsorge, Employee Assistance Program, Hybrid‑Working‑Zuschuss, Fahrrad‑Leasing, kostenloser Kaffee im Büro, Rabatt auf Fitnessstudio‑Mitgliedschaften )
• Eine gesunde Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und 30 Urlaubstage

Contact Person

Marjolein Buyl - Talent Acquisition Business Partner

Hajar El Ouahal - Talent Acquisition Intern